il y a 2 heures
De la commande WhatsApp à la facture : le circuit complet d'une vente dans KeeMatch
Sommaire
- Le problème des commandes WhatsApp « à la main »
- Vue d'ensemble du circuit en 7 étapes
- Étape 1 — Le client compose sa commande
- Étape 2 — Le message WhatsApp pré-rempli
- Étape 3 — La commande dans le tableau de bord
- Étape 4 — Validation et modes de paiement
- Étape 5 — La facture WhatsApp (client + commerçant)
- Étape 6 — Stock, livraison et statuts
- Étape 7 — Comptabilité et fichier clients
- Gérer les cas particuliers
- Cas pratique : traiteur à Abidjan, 25 commandes le samedi
- FAQ — Commandes et factures WhatsApp
L'essentiel à retenir : recevoir une commande sur WhatsApp est facile. Ce qui est difficile, c'est tout ce qui vient après : vérifier le stock, confirmer le prix, envoyer une preuve au client, organiser la livraison, enregistrer la vente, ne rien oublier quand 30 commandes arrivent le même jour. Cet article suit une commande de bout en bout dans KeeMatch — de la boutique en ligne jusqu'à la comptabilité — et montre comment chaque étape est reliée à la suivante, sans ressaisie.
1. Le problème des commandes WhatsApp « à la main »
2. Vue d'ensemble du circuit en 7 étapes
3. Étape 1 — Le client compose sa commande
Sur votre boutique, le client parcourt les catégories, voit la bannière des produits vedettes et les promotions à prix barrés. Pour un produit à options, il choisit sa variante. Chaque ajout au panier recalcule le total.
4. Étape 2 — Le message WhatsApp pré-rempli
En cliquant « Commander sur WhatsApp », le client voit s'ouvrir son application avec un message déjà rédigé :
Bonjour, je souhaite commander :
• Robe wax longue – Taille M – Motif bleu × 1 – 18 000 FCFA
• Sandales cuir – Pointure 39 – Marron × 1 – 9 500 FCFA
• Foulard × 2 – 6 000 FCFA
Total : 33 500 FCFA
Nom : Aminata K.
Livraison : Cocody Riviera 3
Il n'a qu'à appuyer sur « Envoyer ». Vous recevez une commande complète, sans ambiguïté, au bon prix — y compris le prix promotionnel appliqué.
5. Étape 3 — La commande dans le tableau de bord
En parallèle du message WhatsApp, la commande apparaît dans KeeMatch avec un numéro, l'heure, le détail des articles, le montant et le statut « En attente ». Vous pouvez traiter vos commandes depuis votre téléphone ou votre ordinateur, filtrées par statut, sans chercher dans vos conversations.
6. Étape 4 — Validation et modes de paiement
Vous ouvrez la commande, vérifiez la disponibilité (le stock est affiché à côté de chaque ligne), ajustez si besoin (un article manquant, des frais de livraison à ajouter), puis vous indiquez le mode de règlement convenu avec le client :
💡 Le paiement est encaissé par vos canaux habituels ; KeeMatch l'enregistre et le rapproche de la commande. La boutique n'intègre pas de passerelle de paiement en ligne à ce jour.
7. Étape 5 — La facture WhatsApp (client + commerçant)
C'est le moment qui change la relation commerciale. Dès validation, KeeMatch génère la facture et l'envoie par WhatsApp au client et à vous-même.
Pour le client
- Preuve écrite du montant et des articles
- Confiance immédiate (logo, mentions légales, numéro de facture)
- Document utilisable pour un remboursement employeur ou assurance
Pour vous
- Copie archivée dans KeeMatch et dans votre WhatsApp
- Numérotation chronologique continue, conforme
- Fin des contestations à la livraison : « c'est écrit sur la facture »
Pour les clients professionnels
- RCCM, NIF, TVA : la facture est acceptée par leur comptabilité
- Vous devenez fournisseur référençable par des entreprises, ONG, écoles
💡 Toutes les mentions obligatoires sont couvertes automatiquement : voir la facture normalisée OHADA expliquée.
8. Étape 6 — Stock, livraison et statuts
- Stock : les quantités commandées sont déduites à la validation ; un article qui tombe à zéro disparaît de la boutique en ligne.
- Statuts : En attente → Confirmée → Préparée → En livraison → Livrée (ou Annulée). Vous voyez en un coup d'œil ce qui reste à faire.
- Livraison : adresse et téléphone du client sur la commande ; vous transmettez à votre livreur ou à un coursier moto. Les frais de livraison figurent sur la facture.
- Retrait en boutique : la commande est marquée « Prête », le client passe la récupérer et règle le solde s'il y a lieu.
9. Étape 7 — Comptabilité et fichier clients
Chaque commande validée crée automatiquement :
Vous n'avez rien ressaisi : la vente en ligne est traitée exactement comme une vente au comptoir, dans la même comptabilité OHADA. Pour aller plus loin, lisez le plan comptable OHADA classe par classe et le trio ventes, stock et comptabilité OHADA.
10. Gérer les cas particuliers
11. Cas pratique : traiteur à Abidjan, 25 commandes le samedi
Avant : commandes par appels et messages vocaux le vendredi soir, liste recopiée sur un cahier, 2 à 3 erreurs de livraison chaque samedi, aucune facture, chiffre d'affaires estimé « à peu près ».
Avec la boutique en ligne KeeMatch : menu du week-end publié le jeudi (lien en statut WhatsApp et dans 4 groupes), options « portion simple / familiale », promotion à prix barré sur le plat à écouler.
Un samedi type
- 25 commandes reçues entre jeudi soir et samedi 10 h, toutes dans le tableau de bord avec adresse et créneau
- Validation en 15 minutes au total ; 25 factures envoyées sur WhatsApp
- Feuille de tournée des 2 livreurs établie depuis la liste des commandes « Préparées »
- Zéro erreur de livraison ; encaissements Mobile Money rapprochés commande par commande
- Le dimanche soir : CA du week-end, marge par plat et stock restant connus sans calcul
12. FAQ — Commandes et factures WhatsApp
❓ La facture part-elle toute seule dès que le client commande ?
Réponse : Non : elle est envoyée lorsque vous validez la commande dans KeeMatch. Cela vous laisse vérifier le stock, ajouter des frais de livraison ou corriger une ligne avant que le client ne reçoive un document définitif.
❓ Sur quel numéro WhatsApp la facture est-elle envoyée au client ?
Réponse : Sur le numéro avec lequel il a passé commande. Vous recevez votre copie sur le numéro de réception configuré dans votre boutique.
❓ Puis-je traiter les commandes depuis mon téléphone ?
Réponse : Oui. Validation, changement de statut, consultation du stock et des factures se font depuis l'application mobile.
❓ Que contient la facture ?
Réponse : Vos informations légales (raison sociale, RCCM, NIF), votre logo, le numéro de facture, la date, le détail des articles et options, les frais, la TVA si vous y êtes assujetti, le total et le mode de règlement.
❓ Mes ventes au comptoir et en ligne sont-elles dans la même comptabilité ?
Réponse : Oui. Toutes les ventes, quel que soit le canal, alimentent le même stock, la même trésorerie et les mêmes états financiers.
À propos de l'auteur
L'équipe KeeMatch conçoit des solutions de gestion tout-en-un pensées pour les réalités des PME africaines : comptabilité OHADA native, mode hors ligne, Mobile Money et intelligence d'affaires. Nous accompagnons les entreprises dans leur digitalisation à travers l'Afrique francophone.